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Sistema de Archivo y Correspondencia (SICA)

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El Sistema de información de Correspondencia y Archivo (SICA), es un aplicativo sistematizado diseñado en 2010 de acuerdo a las necesidades de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD ESE, que busca brindar un apoyo en el sistema de gestión documental, mediante el control del manejo de las comunicaciones oficiales internas como externas. De igual manera este programa permite contar con la información de modo oportuno logrando de esta manera coadyuvar al desarrollo de la gestión administrativa y a la toma de desiciones en beneficio de la comunidad en general.El principal objetivo de este programa es brindar pautas tendientes a la organización, clasificación y ordenación de las comunicaciones oficiales de la empresa mediante la administración de Bases de datos.

Funcionalidad del programa SICA

  • Gestión de la información de archivo y correspondencia de la empresa Social del estado Pasto Salud ESE; almacenada en Bases de Datos,  las cuales serán administradas por funcionarios que hayan recibido la respectiva capacitación.
  • Consulta inmediata de correspondencia en las diferentes dependencias
  • Almacenamiento de Documentos Escaneados y consulta de los mismos por la dependencia competente.
  • Generación desde el software de planillas de control para un adecuado manejo y seguimiento de las comunicaciones oficiales internas y externas.
  • Registro, control y seguimiento a Derechos de Petición.

El presente aplicativo cuenta con cinco (5) módulos que permiten llevar un control automatizado de la correspondencia de la empresa, tanto de entrada como de salida. La aplicación recoge los aspectos básicos de la correspondencia, tales como: fecha, número de registro de entrada y de salida (tanto en la elaboración de oficios como de notas internas), destinatario, remitente, anexos, asunto, etc. De igual manera el sistema le permite al usuario realizar diferentes consuntas y seguimiento de las comunicaciones oficiales internas y externas por dependencia.

El Administrador del programa además de las anteriores funcionalidades cuenta con varios links que le permiten la creación de nuevos usuarios del sistema, la generación de consecutivos para la elaboración de comunicaciones oficiales, la impresión de planillas de control de la correspondencia interna y externa y el control y seguimiento de las comunicaciones oficiales que forman parte de la Unidad de Correspondencia de la empresa.